Notice d'information des fournisseurs

Le respect de votre vie privée est important pour Libellud. La présente notice d’information détaille la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel lorsque vous nous faisons affaire avec vous ou votre société.

Cette notice d’information définit notre approche en matière de traitement des données à caractère personnel vous concernant que nous collectons auprès de vous ou que des tiers nous communiquent de manière licite ainsi que les finalités de ces traitements. Elle décrit également vos droits au regard de nos traitements de vos données à caractère personnel.

Nous pouvons être amenés à collecter des données à caractère personnel auprès de vous dans le cadre de nos activités, y compris lorsque vous nous contactez ou nous demandez des renseignements, ou bien du fait des relations que vous pouvez entretenir avec un ou plusieurs membres de notre équipe et de nos partenaires.

  1. Qui est responsable du traitement de vos données à caractère personnel ?
  2. Quelles données à caractère personnel vous concernant collectons-nous ?
  3. Comment utilisons-nous vos données à caractère personnel ?
  4. Avec qui partageons-nous vos données à caractère personnel ?
  5. Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?
  6. Sécurité de vos données à caractère personnel
  7. Quels sont vos droits ?
  8. Contact et réclamations
  9. Mise à jour de la Notice d’information

1. Qui est responsable du traitement de vos données à caractère personnel ?

EURL Libellud dont le siège social se situe 23 rue Alsace Lorraine 86000 Poitiers immatriculée sous le numéro 507 391 969 000 23 (« Libellud » ou « nous ») est le responsable du traitement de vos données à caractère personnel.

2. Quelles données à caractère personnel collectons-nous ?

Nous collectons des informations vous concernant, notamment :

 Données d’identification, notamment votre nom et fonction, date de naissance, numéro d’immatriculation, etc.
 Adresse Skype,
 Coordonnées, y compris celles de votre employeur ou l’identité de votre employeur et votre adresse électronique, lorsque vous nous fournissez ces informations,
 Données de facturation et coordonnées bancaires,
 Les informations que vous nous communiquez pour participer à des réunions et des événements, notamment vos préférences alimentaires,
 Les informations pertinentes requises par la règlementation sur la lutte contre le blanchiment d’argent et la lutte contre la corruption dans le cadre du traitement des données à caractère personnel « Know Your Supplier » effectué lors de l’engagement de nouveaux fournisseurs. Cela peut éventuellement inclure des documents obtenus auprès de vous et éventuellement des informations obtenues auprès de sources tierces en ligne ou hors ligne,
 Toute autre information nécessaire à la fourniture de nos services.

3. Comment utilisons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous traitons vos données à caractère personnel pour les finalités suivantes. Chaque fois que nous traitons vos données à caractère personnel, nous le faisons sur la base d’une « justification » légale (ou base légale) de traitement, que nous avons identifiée dans le tableau ci-dessous.

Finalités et Base juridique

1. Pour effectuer des opérations administratives liées aux contrats (y compris leur conclusion), commandes, réceptions, factures, règlements, comptabilité pour ce qui a trait à la gestion des comptes fournisseurs, etc. Ce traitement est nécessaire à l’exécution du contrat conclu entre vous et Libellud.
2. Pour établir des statistiques financières et de chiffre d’affaires par fournisseur. Nous considérons qu’il est dans notre intérêt légitime d’établir des analyses concernant nos activités afin de nous aider à prendre des décisions commerciales.
3. Pour fournir des sélections de fournisseurs pour les besoins de Libellud. Nous considérons que nous avons un intérêt légitime à maintenir une liste de nos clients pour mener nos opérations commerciales.
4. Pour entretenir une documentation sur nos fournisseurs. Nous considérons que nous avons un intérêt légitime à maintenir une telle documentation pour mener nos opérations commerciales.
5. Pour nous conformer à toute loi applicable, ordonnance judiciaire, procédure judiciaire, ou aux exigences d’un organisme de réglementation. Ce traitement est nécessaire au respect de nos obligations légales.
6. Pour exécuter les contrats auxquels vous êtes partie. Nous considérons qu’il est dans notre intérêt légitime que nos contrats soient exécutés correctement et de défendre nos droits si nécessaire.
7. Pour faire valoir nos droits et obligations juridiques et pour toute procédure judiciaire vous impliquant, initiée par ou contre vous. Nous considérons qu’il est dans notre intérêt légitime de protéger notre organisation contre toute violation d’une obligation légale qui lui est due et de nous défendre en cas de litige.
8. Pour protéger les droits des tiers. Ce traitement est nécessaire au respect des obligations légales auxquelles Libellud est soumise.
Ce traitement est également nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par Libellud. Nous considérons que nous avons un intérêt légitime à ce que nos activités ne violent pas les droits des tiers.
9. En prévision et/ou en relation avec une opération commerciale telle qu’une fusion-acquisition, une restructuration ou une vente. Nous considérons qu’il est dans notre intérêt d’être en mesure de prendre des décisions concernant l’avenir de notre entreprise de manière informée, dans le but de préserver et de développer nos activités commerciales.
10. Organisation d’évènements promotionnels / marketings, notamment les repas ou et autres événements où des informations relatives à votre régime alimentaire peuvent être collectées. Votre consentement préalable est nécessaire pour que nous puissions recueillir des informations dans le cadre de l’organisation d’activités de marketing où vous pourriez être impliqué, et ce afin de mieux vous servir.
11. Pour nous conformer à nos obligations légales en matière de vérification des fournisseurs (y compris toute règlementation relative au principe de « Know Your Supplier », à la lutte contre le blanchiment d’argent et la corruption), conflits ou obligations similaires, notamment, mais sans s’y limiter, la nécessité de souscrire à une assurance réglementaire. Ce traitement est nécessaire au respect de nos obligations légales.
Toutefois, lorsque ces obligations légales résultent de lois autres que celles de l’UE ou des États membres, nous considérons que nous avons un intérêt légitime à respecter ces obligations légales lorsque leur non-respect peut entraîner des sanctions ou d’autres conséquences négatives pour notre organisation ou Libellud plus généralement.

Si vous êtes un salarié d’un des fournisseurs de Libellud, nous n’utilisons vos coordonnées qu’à des fins de gestion de la relation avec votre employeur. Nous considérons qu’il est dans notre intérêt légitime de pouvoir communiquer avec vous et préserver nos activités commerciales avec votre employeur.

4. Avec qui partageons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous pouvons être amenés à partager vos données à caractère personnel avec différentes catégories de tiers, selon nos besoins :

 Prestataires de services tiers (maintenance, stockage, paiement, logistique, services marketing, audits réputationnels, etc.), aux fins décrites à la section 3 ci-dessus,
 Fournisseurs de services postaux ou de courrier tiers qui nous aident à distribuer nos campagnes publicitaires ou à livrer des documents liés à une affaire,
 Nos conseillers professionnels tels que les avocats et les comptables, les auditeurs,
 Actionnaires,
 Les autorités gouvernementales ou réglementaires,
 Les assureurs professionnels ou tous les autres types d’assureurs pertinents,
 Autorités de régulation / autorités fiscales / registres des sociétés,
 Partenaires, et
 Banques.

Veuillez noter que cette liste est non exhaustive et qu’il peut y avoir d’autres cas où nous partageons vos données avec des tiers, lorsque cela est dans l’intérêt légitime de Libellud, permis par la loi applicable, ou encore lorsque cela est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle nous sommes soumis.

Dans ce contexte, vos données à caractère personnel pourront être transférées en dehors de l’Espace économique européen (EEE), vers des pays n’offrant pas un niveau de protection à vos données à caractère personnel équivalent à celui dont vous bénéficiez au sein de l’EEE, tels que la Chine, les USA, le Canada, etc. En l’absence de décision d’adéquation de la Commission européenne, le transfert de vos données à caractère personnel sera encadré par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne ou le « Privacy Shield ».

5. Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous conservons vos données à caractère personnel aussi longtemps que cela est nécessaire pour la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées. En règle générale, nous conservons vos données à caractère personnel pour la durée strictement nécessaire à la gestion de la relation commerciale avec vous.

En outre, nous pouvons conserver certaines de vos données à caractère personnel pour une durée plus importante, notamment lorsque nous y sommes tenus au titre d’une obligation légale ou encore lorsque ces données sont nécessaires pour établir la preuve d’un droit ou d’un contrat. Dans ce cas, vos données à caractère personnel seront archivées et conservées pour la durée imposée par la règlementation applicable, ou pendant la durée de la prescription légale applicable.

Lorsque vos données à caractère personnel ne seront plus nécessaires, nous veillerons à ce qu’elles soient soit supprimées ou anonymisées.

6. Sécurité de vos données à caractère personnel

Nous nous engageons à assurer la sécurité de vos données à caractère personnel et nous avons mis en place des politiques de sécurité des systèmes d’information et des règles et mesures techniques appropriées pour les protéger contre les accès, les modifications, l’utilisation et la divulgation non autorisées ou la destruction illicite ou la perte accidentelle de ces données.

Tous nos partenaires, salariés, consultants et sous-traitants de données, qui ont accès aux données à caractère personnel et sont associés à leur traitement, sont tenus d’en respecter la confidentialité.

7. Quels sont vos droits ?

Vous bénéficiez d’un certain nombre de droits sur vos données à caractère personnel. Chacun de ces droits est plus amplement détaillé ci-dessous :

• Retrait du consentement. Vous pouvez révoquer à tout moment, votre consentement à tout traitement de vos données à caractère personnel fondé sur votre consentement.
• Accès. Vous pouvez nous demander de confirmer si nous traitons vos données à caractère personnel et, le cas échéant, vous informer des caractéristiques du traitement de vos données à caractère personnel, vous permettre d’y accéder et en obtenir une copie.
• Rectification. Vous pouvez nous demander de rectifier ou compléter vos données à caractère personnel si elles sont incorrectes ou incomplètes.
• Effacement. Vous pouvez nous demander d’effacer vos données à caractère personnel dans les cas suivants : lorsqu’elles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ; vous avez révoqué votre consentement ; à la suite de l’exercice de votre droit d’opposition ; vos données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite ; ou pour respecter une obligation légale. Nous ne sommes pas tenus de donner suite à votre demande d’effacement de vos données à caractère personnel notamment si leur traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale ou à la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.
• Limitation. Vous pouvez nous demander de limiter le traitement de vos données à caractère personnel (c’est-à-dire de les conserver sans les utiliser) lorsque : leur exactitude est contestée ; leur traitement est illicite mais que vous ne voulez pas qu’elles soient supprimées ; elles sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ; nous vérifions l’existence de motifs impérieux dans le cadre de l’exercice de votre droit d’opposition. Nous pouvons continuer d’utiliser vos données à caractère personnel à la suite d’une demande de restriction : avec votre consentement ; pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ; ou pour protéger les droits de toute autre personne physique ou morale.
• Portabilité. Vous pouvez nous demander de vous fournir vos données à caractère personnel dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine, ou vous pouvez demander qu’elles soient transmises directement à un autre responsable de traitement, mais uniquement si le traitement est fondé sur votre consentement ou sur l’exécution d’un contrat conclu avec vous et que le traitement est automatisé.
• Héritage numérique. Vous avez le droit de définir des directives (générales ou spécifiques) relatives au sort de vos données à caractère personnel après votre mort.
• Opposition au traitement de données à caractère personnel fondé sur l’intérêt légitime. Vous pouvez vous opposer à tout traitement de vos données à caractère personnel qui est basé sur notre « intérêt légitime » (cf. article 3). Si vous exercez ce droit, nous devons cesser le traitement, sauf si nous démontrons l’existence de motifs légitimes et impérieux qui prévalent sur vos droits et libertés fondamentaux, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.
• Opposition au traitement des données à caractère personnel pour des finalités de prospection. Vous pouvez vous opposer à tout moment au traitement de vos données à caractère personnel à des fins de prospection.

Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente relative au traitement de vos données à caractère personnel. En France, l’autorité de contrôle pour la protection des données à caractère personnel est la CNIL (www.cnil.fr).

Pour exercer vos droits relatifs à vos données à caractère personnel, veuillez nous communiquer ce formulaire, dûment complété, à l’adresse électronique suivante : contact@libellud.com.

8. Contact et réclamations

Pour davantage d’informations concernant vos droits ou pour toute question concernant la protection de vos données à caractère personnel, veuillez nous contacter à contact@libellud.com.

9. Mise à jour de la Notice d’information

Nous pouvons modifier la présente Notice d’information occasionnellement, par exemple pour prendre en compte les changements légaux, les avancées technologiques et les bonnes pratiques commerciales. Nous vous informerons en cas de changement substantiel.